Sektor e-commerce: wyzwania księgowe i podatkowe

śr. 01 lip 2020

Obecny kryzys związany z pandemią Covid-19 i wynikające z niego ograniczenia w różnych dziedzinach życia gospodarczego wymuszają na przedsiębiorcach poszukiwanie nowych możliwości rozwoju. I tak przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie tradycyjnego handlu detalicznego przekierowują swoją działalność na tory wirtualne, zasilając tym samym szeregi firm e-commerce.

Wdrażane rozwiązania sprzedaży online pozwalają przedsiębiorcom rozwijać sprzedaż krajową, jak i wysyłać towary do klientów z krajów UE. Analogiczne rozwiązania wprowadzają firmy zagraniczne, wysyłając z krajów UE do klientów polskich swoje towary w ramach tzw. sprzedaży wysyłkowej.

Obowiązki w zakresie fakturowania i sprawozdawczości VAT w sprzedaży online

Nowe kanały sprzedaży rodzą nowe obowiązki – przedsiębiorcy zagraniczni w ramach sprzedaży wysyłkowej muszą się zarejestrować w Polsce dla celów rozliczania podatku VAT po przekroczeniu w danym roku podatkowym progu sprzedaży 160 tys. złotych netto i dochowywać wszelkich obowiązków związanych z raportowaniem VAT. Analogicznie przedsiębiorcy polscy muszą dostosować swoje systemy sprzedaży i fakturowania do nowego rodzaju sprzedaży oraz odpowiednich momentów powstawania obowiązku podatkowego właściwych dla nowego rodzaju transakcji. Co istotne, w większości przypadków e-commerce do osób fizycznych jest dokumentowana oddzielną fakturą dla każdego klienta będącego osobą fizyczną (lub paragonem w poszczególnych przypadkach).

Zatem polskie firmy, które wcześniej prowadziły tradycyjny handel detaliczny (w którym sprzedaż była rejestrowana według zbiorczych raportów dziennych z kas fiskalnych), nagle mogą musieć zmierzyć się z problemem ogromnej liczby dokumentów do zarejestrowania i zaraportowania do celów podatkowych, bowiem e-commerce to często tysiące transakcji do osób fizycznych miesięcznie.

Rozwiązaniem „inteligentne” oprogramowanie?

W związku z wdrożeniem nowego kanału sprzedaży online firmy zmuszone się zwracać uwagę na wiele istotnych kwestii przy parametryzowaniu systemu sprzedaży i fakturowania, aby faktury dla klientów osób fizycznych były wystawiane we właściwym momencie w zależności od sposobu wysyłki towaru i pobrania zapłaty, a także doprecyzować, jakie elementy powinny się znaleźć w procedurze mającej na celu prawidłowe udokumentowanie zwrotów. Następnie, gdy system sprzedaży sprzężony z modułami płatności online działa już prawidłowo, przychodzą kolejne liczne obowiązki miesięczne, z którymi firmy muszą się zmierzyć, m.in.: podatkowe (jeżeli firma jest zarejestrowana tylko na VAT z tytułu sprzedaży wysyłkowej) i księgowe (jeżeli przedsiębiorca jest polską spółką prawa handlowego lub jednoosobową działalnością gospodarczą). Pomijając czas poświęcony na wypełnienie wszystkich tych obowiązków przy tak ogromnej liczbie transakcji istnieje ryzyko popełnienia błędów rachunkowych, dlatego warto skorzystać z oprogramowania księgowego, które jest kompatybilne z narzędziem sprzedażowym.

Sprzedaż online do krajów Unii Europejskiej

Dodatkowo, jeżeli polski przedsiębiorca chce rozwijać internetową sprzedaż do osób fizycznych do innych krajów UE, musi być przygotowany na przekroczenie progów wartościowych ustalonych dla sprzedaży wysyłkowej w przepisach VAT w tych krajach, co z kolei rodzi kolejne obowiązki rejestracji na potrzeby VAT w poszczególnych krajach UE.

Należy nadmienić, że niezależnie od powyższego na poziomie unijnym planowane jest objęcie sprzedaży wysyłkowej procedurą MOSS (dzięki systemowi MOSS nie ma potrzeby rejestrowania się na VAT w każdym kraju UE, w którym prowadzona jest sprzedaż, zamiast tego można składać deklaracje VAT i rozliczać VAT w jednym kraju).

Więcej o sprzedaży on-line i usługach księgowych znajdziesz na stronie Mazars.