Onboarding: o que é, boas práticas e como fazer

qui 05 jan 2023

É importante garantir que os novos funcionários se sintam apoiados quando entram em uma nova empresa, não é mesmo? O processo de integração é a chave para o sucesso das futuras contratações. Por isso, o onboarding é tão essencial em todas as organizações.

Uma integração eficaz pode fazer uma grande diferença para o sucesso do seu negócio. Essa etapa pode melhorar a retenção de talentos e a produtividade dos funcionários.

Mas o que você pode fazer para garantir que o onboarding da sua empresa forneça tudo o que seus novos contratados precisam? Neste artigo, vamos explicar as boas práticas de uma integração para aumentar a produtividade, reduzir custos e reter excelentes talentos. 

O que é onboarding?

O onboarding é uma forma de apresentar as funções, os novos colegas e os valores da empresa aos novos funcionários. Nessa etapa, esses colaboradores têm a oportunidade de obter acesso e treinamento para as tecnologias que vão utilizar no dia a dia. Além disso, passam a entender melhor como é o ambiente organizacional.

Mas por que o onboarding é tão importante? Em um mercado competitivo, as organizações não podem perder funcionários devido a processos de integração ineficazes. Por esse motivo, investir em uma boa experiência de entrada é extremamente importante.

Até porque, sem um suporte ideal, os novos contratados não terão os recursos necessários para atingir suas metas individuais e contribuir de maneira coletiva. E isso pode ser muito desmotivador.

Boas práticas de onboarding

O onboarding é valioso para os novos colaboradores. É o momento que o contratado começa a sentir o ambiente corporativo e toda a sua cultura. 

Um processo de integração bem construído vai além de simplesmente apresentar a função do colaborador e fazer reunião com todos da equipe. Essa é a hora de ajudar o novo integrante do time a se sentir “em casa”. Com isso em vista, confira abaixo algumas práticas

Personalize o kit de onboarding

O onboarding envolve também logística. Os kits de boas-vindas devem ser mais do que itens genéricos. Crie um manual do funcionário, com infográficos que deixem a leitura mais fluida. Além dos equipamentos necessários para o trabalho diário, ofereça no kit materiais que tragam o jeito de ser da empresa, facilitando a conexão da equipe com o novo colaborador..

Ofereça presentes de boas-vindas

Deixe os novos contratados saberem como você está feliz em recebê-los com um presente de boas-vindas. O céu é o limite para essa atitude. Você pode oferecer desde flores até uma caixa de brindes personalizados, como canecas, camisetas, garrafas d’água e uma mochila para notebook, por exemplo.

Crie uma dinâmica de onboarding

Gamifique a integração para envolver e motivar os novos integrantes da equipe desde o primeiro dia. Torne o ambiente mais convidativo. Peça para que os veteranos da casa criem um mural para falarem de si, e peça para que o funcionário que entrou agora também divida com todos um pouco sobre a sua própria vida também. Existem inúmeras possibilidades de quebrar o gelo nessas situações.

Envolva a gestão no processo de onboarding

Dar a chance dos novos colaboradores de conhecer os líderes ou até mesmo o CEO da empresa ajuda a humanizar a organização. Especialmente após o primeiro trimestre, conhecer altos cargos da companhia é uma forma desses líderes aprenderem mais sobre o novo integrante e obterem feedbacks valiosos sobre a empresa.

Etapas do processo de onboarding

A duração de um processo de onboarding pode durar alguns dias, três meses ou mais. Tudo depende das características do trabalho e das habilidades do novo colaborador.

Os primeiros dias são cruciais para formar uma boa relação de trabalho entre o funcionário e a empresa. Aqui estão algumas dicas que você deve considerar em cada uma das etapas de onboarding.

1. Antes de iniciar a integração

O processo pré-integração ocorre antes do primeiro dia de trabalho. Antes de tudo, é necessário organizar todos os documentos, como contratos, diretrizes da empresa e uma apresentação específica sobre o cargo.

Paralelo a isso, é importante manter contato com a pessoa contratada. Afinal, nesse meio tempo ela poderá ter algumas dúvidas que precisam ser esclarecidas. Por exemplo, horário de trabalho, benefícios, férias, entre outras questões. Isso a ajuda a se sentir parte da equipe desde o início.

2. Atividades de onboarding

Além da papelada, o que é comum em qualquer empresa, planejar a primeira semana é essencial. Para isso, os gestores devem se certificar de que todo o time esteja ciente da nova contratação e que a instalação de trabalho esteja pronta para recebê-lo.

Para quem está iniciando o trabalho remoto, se a sua empresa envia os equipamentos necessários para o trabalho, é importante que esses itens já estejam em posse desses colaboradores antes do primeiro dia de trabalho.

Marque uma reunião online em que todos da equipe possam conversar e conhecer os novos integrantes. Caso o trabalho seja presencial, combinem um almoço com todos juntos. Dessa forma, os funcionários recém-chegados se sentirão mais confortáveis.

3. Apresente os novos colaboradores

Isso pode soar um pouco constrangedor, mas você não precisa apresentar a nova pessoa para toda a empresa de uma vez. Nos primeiros dias, contudo, é normal que o contratado tenha uma recepção mais calorosa. Aproveite esse momento para fazer um tour pelo escritório e apresentá-lo a outras equipes. 

4. Verifique a adaptação do novo colaborador

O processo de onboarding não acaba na primeira semana. Leva um tempo até que o funcionário recém-contratado se sinta completamente confortável e confiante na sua posição.

Então, fique atento para garantir que os treinamentos estejam indo bem. Realizar alguns cursos em equipe também é uma ótima forma de fazer com que o novo colaborador se sinta incorporado ao time. Isso faz muita diferença na retenção de talentos.

Adicionar um bom processo de onboarding ao seu plano de RH é essencial, tanto para o funcionário quanto para a sua empresa. Quando uma pessoa aceita um novo desafio na sua carreira, é importante que receba o apoio necessário para ter mais confiança e uma ideia clara dos valores corporativos.

Garantir uma recepção calorosa é imprescindível. Por isso, estabelecer um plano de onboarding faz com que o colaborador vista a camisa da organização sempre que possível, oferecendo o máximo de si para a resolução de problemas. Para incrementar seus conhecimentos, aproveite a visita ao blog e leia o texto “Qual o perfil do novo profissional de RH”.